Ilya Labs
Ilya Facturación
Accede con tu email
Powered by
Accede con tu email
Escríbela dos veces para confirmarla.
Clientes, presupuestos y facturas en un solo sitio.
| Nombre | NIF | Email / Teléfono | Ciudad | Facturado |
|---|
| Producto | Descripción | Precio | IVA |
|---|
| Fecha | Nº | Cliente | Concepto | Total | Estado |
|---|
| Fecha | Nº | Cliente | Concepto | Base | Total | Estado |
|---|
trata datos personales en esta aplicación. Aquí se explica qué datos son, para qué se usan, con qué base legal, cuánto tiempo se guardan y quién más los toca — tal y como la aplicación funciona hoy.
Quién responde de tus datos
Responsable del tratamiento: Decide qué datos se tratan y para qué; ante él se ejercen los derechos.
Delegado de protección de datos:
Encargado del tratamiento: Ilya Labs, que desarrolla y mantiene la aplicación y trata los datos solo por cuenta del responsable (art. 28 del RGPD). No los usa para fines propios ni los cede fuera de la tabla siguiente.
Una excepción: la bandeja de soporte es de Ilya Labs, que ahí actúa como responsable. Esas incidencias no viven en la base de datos del negocio; para lo que escribas ahí, los derechos se ejercen ante lucas@ilyalabs.es.
Dónde están los datos y quién más los toca
| Quién | Qué hace | Dónde |
|---|---|---|
| Ilya Labs (España) | Mantiene la aplicación; para reparar una avería puede acceder a los datos. Encargado. | España |
| Supabase | Base de datos, cuentas de acceso y ficheros subidos. Subencargado. | Irlanda (eu-west-1) |
| Netlify | Sirve la aplicación y ejecuta sus funciones de servidor; sus registros técnicos guardan IP, fecha y hora. Subencargado. | Irlanda (eu-west-1); las páginas se entregan por su red mundial |
| Resend, Inc. | Envía los correos de la aplicación (código de firma, facturas, avisos). Su papel es entregarlos, no almacenarlos: los datos del negocio no viven allí. Subencargado, solo en los módulos que envían correo. | Estados Unidos |
| Ilya Soporte (Ilya Labs) | Las incidencias del botón de soporte. El widget consulta el servidor de Ilya Labs al usar la aplicación y esa conexión registra la IP. Aquí Ilya Labs es responsable. | Irlanda; sus correos, por Resend |
Supabase Inc. y Netlify Inc. son sociedades estadounidenses, aunque el tratamiento esté configurado en Irlanda. Fuera de esta lista no se comunican datos a nadie, salvo obligación legal.
Salidas fuera del Espacio Económico Europeo
En este módulo, una sola: los correos que envía Resend, Inc. (Estados Unidos) al mandar una factura por email. Esta aplicación no usa la lectura con IA —eso es de Contabilidad y HACCP—, así que no hay ninguna otra salida. La garantía del art. 46 del RGPD que ampara esa transferencia (Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o cláusulas contractuales tipo) puede pedirse por el canal de derechos de abajo.
Seguridad
Los datos viajan por HTTPS y se guardan con el cifrado en reposo del proveedor. Al panel solo se entra con la sesión iniciada. En este módulo no hay pantallas públicas: todo está detrás del inicio de sesión, sin enlaces que funcionen sin cuenta. Dentro del negocio no hay roles: toda cuenta ve todo.
¿Estás obligado a dar estos datos?
Los marcados como obligación legal, sí. Los del contrato son necesarios para prestar el servicio. Los basados en consentimiento son voluntarios, y el permiso se puede retirar cuando quieras.
Si estos datos no los diste tú
Puede haberlos introducido el negocio, o llegar importados de otra aplicación — el apartado del módulo dice cuáles y de dónde. Nunca proceden de fuentes públicas ni se han comprado, y tus derechos son los mismos.
Qué trata Ilya Facturación
Datos de los clientes del negocio, incluidos los particulares, y del propio emisor cuando es autónomo, porque entonces sus datos también son datos personales.
| Qué datos | Para qué | En qué se apoya | Cuánto se guarda |
|---|---|---|---|
| Ficha de cliente: nombre o razón social, NIF o DNI, correo, teléfono, dirección completa, forma de pago, régimen de recargo de equivalencia y notas | Poder facturar y cobrar | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) y obligación legal (art. 6.1.c) para lo que la factura debe llevar por ley —nombre, NIF y domicilio del destinatario, también cuando es un particular—, según el art. 6 del RD 1619/2012. Esos datos son obligatorios: sin ellos no se puede emitir una factura válida | Mientras dure la relación; lo que conste en factura, 6 años (art. 30.1 del Código de Comercio) y 4 a efectos fiscales (arts. 66 y 67 de la Ley 58/2003) |
| Facturas y rectificativas: serie, número, fechas, conceptos, importes, «a la atención de», referencia del cliente y campos personalizados | Emitir la factura y llevar el libro registro de facturas expedidas | Obligación legal de expedir y conservar factura (art. 6.1.c RGPD; arts. 164 y 165 de la Ley 37/1992 del IVA y RD 1619/2012) | 6 años desde el último asiento (art. 30.1 del Código de Comercio) y 4 años a efectos fiscales, más lo previsto en los arts. 19 y 20 del RD 1619/2012 |
| Presupuestos: los mismos datos del cliente y las líneas de la oferta | Elaborar y enviar presupuestos y seguirlos hasta que se aceptan o se rechazan | Medidas precontractuales a petición del interesado (art. 6.1.b RGPD) | Mientras la oferta esté viva. Si se convierte en factura, pasa al plazo de arriba. Si no llega a factura, ninguna norma impone plazo: como referencia, los 5 años de prescripción de las acciones personales (art. 1964.2 del Código Civil) |
| Cobros: fecha, importe, método y nota | Saber qué está pagado y controlar el tope legal de efectivo | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) y obligación legal (art. 6.1.c): el art. 18 de la Ley 11/2021 limita a 1.000 € el pago en efectivo entre empresarios y profesionales | El mismo que la factura a la que se imputa: 6 años / 4 años |
| Retención de IRPF aplicada en la factura | Aplicar la retención cuando el emisor es autónomo | Obligación legal (art. 6.1.c RGPD; arts. 99 y 101 de la Ley 35/2006 del IRPF y art. 108 del RD 439/2007) | 4 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente |
| Envío de la factura por correo: dirección del destinatario, asunto, cuerpo del mensaje y el PDF completo de la factura | Hacer llegar la factura al cliente | Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) | El envío es puntual y la aplicación no guarda copia del correo. Ver el aviso sobre lo que sale de la UE, aquí debajo |
| Facturas recurrentes: cliente, líneas y cada cuánto se emiten | Generar borradores de las facturas periódicas | Ejecución del contrato de servicios periódicos (art. 6.1.b RGPD) | Mientras la plantilla esté activa; las facturas que genere siguen su propio plazo. Sin norma para la plantilla |
Lo que sale fuera de la Unión Europea
Al pulsar «Enviar», la dirección del cliente, el mensaje y el PDF con toda la factura se entregan a Resend, Inc., que es quien envía el correo y actúa como subencargado. Es una empresa estadounidense. Su papel es entregar el correo, no almacenarlo: los datos del negocio no viven allí. El envío lo compone una función de servidor que se ejecuta en Irlanda (eu-west-1), así que el PDF y el correo del cliente se tratan en la Unión Europea hasta el momento de entregarlos. Solo ocurre cuando se usa el envío por correo: si la factura se descarga o se imprime, no interviene nadie más. Sobre la garantía que ampara estas salidas, ver el apartado general de arriba.
Pantallas que funcionan sin cuenta
Este módulo no tiene ninguna: todo está detrás del inicio de sesión. Lo que sí sale fuera es el correo con la factura, que se describe justo arriba.
Quién ve qué, y qué no hay
Dentro del negocio no hay roles ni permisos distintos: cualquier persona con cuenta ve todos los clientes, presupuestos y facturas. Para atender un derecho de acceso o de portabilidad, la aplicación permite imprimir el libro de facturas y los listados, pero no exportar los registros a un fichero de datos. Y en cuanto a la supresión: los clientes y los productos se desactivan, no se borran; el borrado real lo ejecuta Ilya Labs en la base de datos a petición del responsable, y siempre con el límite de lo que hay que conservar por obligación fiscal y mercantil.
Si no fuiste tú quien dio estos datos
Si eres cliente, tu ficha la creó el negocio con los datos que le diste al contratar o los que necesita para emitirte una factura válida. No proceden de fuentes públicas ni se han comprado a nadie.
Descripciones y campos libres
Este módulo no está pensado para datos especialmente protegidos. Las descripciones de las líneas y los campos personalizados son texto libre y salen impresos en la factura: no deben escribirse ahí alergias, dietas médicas ni ningún dato de salud —por ejemplo, «menú sin gluten por celiaquía»—, porque son datos con protección reforzada que esta herramienta no trata de forma diferenciada.
Datos de salud
Esta aplicación no pide ni trata datos de salud ni de ninguna categoría especial (art. 9 del RGPD). Los campos de notas son texto libre: no escribas ahí alergias ni datos médicos — pasarían a estar especialmente protegidos sin que la aplicación lo tenga previsto.
Tus derechos
Acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad; el consentimiento se puede retirar. Contra los usos basados en interés legítimo puedes oponerte por motivos de tu situación particular. El responsable contesta en un mes (art. 12.3 del RGPD). Lo que una norma obliga a conservar no se borra: queda bloqueado (art. 32 de la LO 3/2018) hasta vencer su plazo, y la supresión hay que pedirla — no es automática. Si no te contestan o no estás conforme: Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es (art. 77 del RGPD).
Cómo ejercerlos:
Lo que esta aplicación no hace
No toma decisiones automatizadas con efectos jurídicos ni elabora perfiles (art. 22 del RGPD).
Última actualización: Aplicación desarrollada por Ilya Labs. Describe cómo funciona la herramienta; no es asesoramiento jurídico y no sustituye al aviso propio del responsable, que puede tratar datos fuera de esta aplicación.
processes personal data in this application. This notice explains what data that is, what it is used for, on what legal basis, how long it is kept and who else handles it — as the application works today.
Who is responsible for your data
Controller: Decides what data is processed and for what purpose; this is who you exercise your rights with.
Data Protection Officer:
Processor: Ilya Labs, which develops and maintains the application and processes the data only on the controller's behalf (Article 28 GDPR). It does not use the data for its own purposes and does not disclose it beyond the table below.
One exception: the support inbox belongs to Ilya Labs, which acts there as controller. Those requests do not live in the business's database; for anything you write there, rights are exercised with lucas@ilyalabs.es.
Where the data is and who else handles it
| Who | What they do | Where |
|---|---|---|
| Ilya Labs (Spain) | Maintains the application; may access the data to fix a fault. Processor. | Spain |
| Supabase | Database, sign-in accounts and uploaded files. Sub-processor. | Ireland (eu-west-1) |
| Netlify | Serves the application and runs its server functions; its technical logs record IP address, date and time. Sub-processor. | Ireland (eu-west-1); pages are delivered over its global network |
| Resend, Inc. | Sends the application's emails (signing code, invoices, notifications). Its role is to deliver them, not to store them: the business's data does not live there. Sub-processor, only in the modules that send email. | United States |
| Ilya Soporte (Ilya Labs) | The requests from the support button. The widget contacts the Ilya Labs server while you use the application, and that connection records the IP address. Here Ilya Labs is the controller. | Ireland; its emails, through Resend |
Supabase Inc. and Netlify Inc. are US companies, even though the processing is configured in Ireland. Outside this list, no data is disclosed to anyone unless the law requires it.
Transfers outside the European Economic Area
In this module, one only: the emails sent by Resend, Inc. (United States) when an invoice is emailed. This application does not use reading with AI —that belongs to Accounting and HACCP— so there is no other transfer. The Article 46 GDPR safeguard covering that transfer (EU–US Data Privacy Framework or standard contractual clauses) can be requested through the rights channel below.
Security
Data travels over HTTPS and is stored with the provider's encryption at rest. The panel can only be entered with a signed-in session. This module has no public screens: everything is behind sign-in, with no links that work without an account. Within the business there are no roles: every account sees everything.
Do you have to provide this data?
The items marked as a legal obligation, yes. Those based on the contract are necessary to provide the service. Those based on consent are voluntary, and permission can be withdrawn at any time.
If you did not provide this data yourself
It may have been entered by the business, or imported from another application — the module's section says which data and from where. It never comes from public sources and has not been bought, and your rights are the same.
What Ilya Facturación processes
Data about the business's clients, including private individuals, and about the issuer when they are self-employed, because their data is then personal data too.
| What data | What for | Legal basis | How long it is kept |
|---|---|---|---|
| Client record: name or company name, NIF or DNI (Spanish tax and identity numbers), email, phone, full address, payment method, recargo de equivalencia regime (a Spanish VAT scheme for retailers) and notes | To be able to invoice and collect payment | Performance of a contract (Article 6(1)(b)) and legal obligation (Article 6(1)(c)) for what an invoice must carry by law —the recipient's name, NIF and address, also when they are a private individual—, under Article 6 of Spain's RD 1619/2012 (invoicing regulation). Those items are mandatory: without them a valid invoice cannot be issued | For as long as the relationship lasts; whatever appears on an invoice, 6 years (Article 30.1 of Spain's Commercial Code) and 4 years for tax purposes (Articles 66 and 67 of Spain's Ley 58/2003) |
| Invoices and corrective invoices: series, number, dates, descriptions, amounts, "for the attention of", client reference and custom fields | To issue the invoice and keep the register of invoices issued | Legal obligation to issue and keep invoices (Article 6(1)(c) GDPR; Articles 164 and 165 of Spain's Ley 37/1992 on IVA —Spanish VAT— and RD 1619/2012) | 6 years from the last entry (Article 30.1 of the Commercial Code) and 4 years for tax purposes, plus what Articles 19 and 20 of RD 1619/2012 provide |
| Quotes: the same client data and the lines of the offer | To draw up and send quotes and follow them until they are accepted or rejected | Pre-contractual measures at the data subject's request (Article 6(1)(b) GDPR) | While the offer is live. If it becomes an invoice, the period above applies. If it never becomes one, no rule sets a period: as a reference, the 5-year limitation period for personal actions (Article 1964.2 of Spain's Civil Code) |
| Payments received: date, amount, method and note | To know what has been paid and to check the legal cash limit | Performance of a contract (Article 6(1)(b)) and legal obligation (Article 6(1)(c)): Article 18 of Spain's Ley 11/2021 caps cash payments between businesses and professionals at €1,000 | The same as the invoice they belong to: 6 years / 4 years |
| IRPF withholding (Spanish personal income tax) applied on the invoice | To apply the withholding when the issuer is self-employed | Legal obligation (Article 6(1)(c) GDPR; Articles 99 and 101 of Spain's Ley 35/2006 on IRPF and Article 108 of RD 439/2007) | 4 years from the end of the filing period for the corresponding return |
| Emailing the invoice: the recipient's address, subject, message body and the complete PDF of the invoice | To get the invoice to the client | Performance of a contract (Article 6(1)(b) GDPR) | Sending is one-off and the application keeps no copy of the email. See the notice on what leaves the EU, just below |
| Recurring invoices: client, lines and how often they are issued | To generate drafts of the periodic invoices | Performance of a contract for periodic services (Article 6(1)(b) GDPR) | While the template is active; the invoices it generates follow their own period. No rule applies to the template |
What leaves the European Union
When "Send" is pressed, the client's address, the message and the PDF containing the whole invoice are handed to Resend, Inc., which sends the email and acts as sub-processor. It is a US company. Its role is to deliver the email, not to store it: the business's data does not live there. The email is composed by a server function running in Ireland (eu-west-1), so the PDF and the client's address are processed in the European Union up to the moment of delivery. This happens only when email sending is used: if the invoice is downloaded or printed, no one else is involved. For the safeguard covering these transfers, see the general section above.
Screens that work without an account
This module has none: everything is behind sign-in. What does leave is the email with the invoice, described just above.
Who sees what, and what there is not
Within the business there are no roles or differing permissions: anyone with an account sees every client, quote and invoice. To handle a request for access or data portability, the application can print the invoice register and the listings, but cannot export the records to a data file. As for erasure: clients and products are deactivated, not removed; the records are erased from the database by Ilya Labs at the controller's request, and always within the limits of what must be kept under tax and commercial obligations.
If it was not you who provided this data
If you are a client, your record was created by the business with the data you gave when contracting or the data it needs to issue you a valid invoice. It does not come from public sources and has not been bought from anyone.
Descriptions and free-text fields
This module is not designed for specially protected data. Line descriptions and custom fields are free text and are printed on the invoice: do not write allergies, medical diets or any health data there —for example, "gluten-free menu due to coeliac disease"— because those are special categories of personal data that this tool does not handle any differently.
Health data
This application does not request or process health data or any special category of personal data (Article 9 GDPR). The notes fields are free text: do not write allergies or medical details there — they would become specially protected data without the application being designed for it.
Your rights
Access, rectification, erasure, restriction of processing, objection and data portability; consent can be withdrawn. Against uses based on legitimate interests you may object on grounds relating to your particular situation. The controller replies within one month (Article 12(3) GDPR). Data that a law requires to be kept is not erased: it is kept blocked — retained but not used, available only to authorities and courts (Article 32 of Spain's LO 3/2018) — until its period expires, and erasure has to be requested; it is not automatic. If you get no reply or are not satisfied: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), the Spanish data protection supervisory authority, www.aepd.es (Article 77 GDPR).
How to exercise them:
What this application does not do
It does not make automated decisions with legal effects and does not carry out profiling (Article 22 GDPR).
Last updated: Application developed by Ilya Labs. It describes how the tool works; it is not legal advice and does not replace the controller's own privacy notice, which may cover processing outside this application.